社内で使う
社内の資料に、根拠つきで答える。
見積書もマニュアルも議事録も、どこかにはある。でも「どこ？」を探す時間が積み上がっています。社内の資料をAIにつなぎ、聞けば根拠つきで返ってくる状態にします。
A社の見積、前回と同じ条件で下書きして
- 理解するA社前回の見積下書き
- 探す共有ドライブ見積台帳メール人事フォルダ権限なし
- 実行する見積_A社_下書き
前回（3月）と同じ条件で、見積の下書きをつくりました。単価は見積台帳の最新の値です。
参照見積_A社_2025.pdf見積台帳メール 3/12
送る前に、担当者が確認します
※ 資料の名前・内容は説明のための例です。どの資料を読ませ、誰が何を見られるかは、最初に一緒に決めます。
こんな状態に、なっていませんか。
詳しい人に聞けば早い。けれどその人の時間は有限で、いないときは止まります。人に溜まっている知識を、会社の側に置き直す作業です。
01
探す時間が、仕事の時間を削っている
- 過去の見積や仕様書が、どこにあるか分からない
- 同じ質問に、詳しい人が何度も答えている
- 新しく入った人が、聞ける相手を探すところから始まる
こうします資料の置き場所と閲覧範囲を整理し、質問すれば該当箇所ごと返ってくる形にします。
02
AIを入れたが、社内で使われていない
- 一般的な回答しか返らず、自社の話が通じない
- 何に使えるのかが、現場で共有されていない
- 情報を入れていいのか判断できず、使われなくなった
こうします自社の資料につなぎ、業務ごとの使い方と、入れていい情報の線引きを決めます。
03
答えが合っているか、確かめられない
- 回答の出どころが分からず、そのままでは使えない
- 古い資料を参照していても気づけない
- 見せてはいけない資料まで読まれないか不安
こうします参照元を確認できる形にし、読ませる資料の範囲と閲覧権限を先に決めます。
できること。
効果は扱う資料や業務によって変わります。削減できる時間をお約束するものではありません。
- 01散らばった資料を、読める形に見積書、マニュアル、議事録、過去のやりとり。保存場所と形式を確認し、AIが読める形に整えます。文字になっていない資料をどうするかも、ここで決めます。
- 02いつもの道具の中で使えるようにChatGPT、Claude、Google Workspace、Slack、Notion。いま契約しているものを確認し、業務と契約条件に合う接続方法を選びます。
- 03根拠と一緒に、答えを返すどの資料のどこを見て答えたのかが分かる形にします。社内検索、下書き、要約、問い合わせの下調べなど、業務ごとに使い方を決めます。
- 04入れて終わりにしない小さく試し、使い方を整え、現場の声で直します。合わなければ広げない判断もします。資料が増えたときの更新手順も決めておきます。
- 01 仕事を見せてもらう日々の作業と資料を確認し、時間がかかっているところと、聞かれることの多い質問を洗い出します。
- 02 範囲と権限を決める最初に使う資料を絞り、機密情報の扱いと、誰がどこまで見られるかを先に決めます。
- 03 ひとつだけ試す小さな範囲で試験導入。回答の質と使いやすさを、実際の業務の中で確かめます。
- 04 つないで、育てる使い方の手順を用意し、現場の声を聞いて直します。広げる範囲も、ここで決めます。
よくある質問
資料が整理されていなくても相談できますか？
はい。どこに何があるかを確認するところから始められます。まず使う資料を絞り、機密情報や閲覧権限の扱いも合わせて整理します。
AIの回答は、そのまま使って大丈夫ですか？
必ず正しいとは限りません。参照元を確認できる形にし、人が確認する工程を残します。どこまで自動で進めるかは、業務ごとに決めます。
社内の情報を、外部に預けることになりますか？
使うサービスによって保存先とデータの扱いが変わります。契約条件を確認し、入れていい情報の線引きを決めてから進めます。
いま使っているツールを入れ替える必要はありますか？
まず現在のツールと契約を確認し、活かせるものを優先します。追加の利用料や連携の制約は、導入前に説明します。