ひとつ外すと、毎日が、軽くなる。
大きなシステムの入れ替えから始めなくても大丈夫。Excelへの転記、毎朝の集計、担当者への連絡。いつもの道具をつなぎ、くり返しの手間を少しずつ減らします。
主なメニュー
- 業務フローの整理と、外せる工程の見極め
- Excel・スプレッドシート作業の自動化
- ツール間のデータ連携
- バックオフィス業務の整理
いま
つなぐと
- メール・フォーム
- AIで読み取り
- 受注表に登録
- 会計ソフト
- 担当者へ
新しい注文を登録しました。確認が必要 1件
※ 図は仕組みを説明するための例です。つなぎ方は、いまお使いの道具と手順を伺ってから決めます。
こんなことから、お手伝いできます。
- 01転記をなくすフォームやメールの内容を、必要な台帳へ。二重入力や入力漏れを減らす流れを設計します。
- 02集計をつなぐExcelやスプレッドシートのデータを集めて整形。定例のレポートづくりを仕組みにします。
- 03連絡を届ける必要なタイミングで、必要な人へ。承認や例外の対応まで含めて仕事の流れを整えます。
仕事が流れる、小さな実験室。
仕事を選ぶと、どこから受け取り、どこへ届けるかが切り替わります。仕組みを伝えるための図で、実際のデータの送信や処理は行いません。
いつもの道具から
必要な人と、場所へ
- メール
- お問い合わせフォーム
- 請求書・書類
- Excel・スプレッドシート
- 業務システム
- 日々の記録
- 01受け取る
- 02整える
- 03届ける
- 管理台帳
- 担当者への通知
- 確認リスト
- 集計レポート
- チームへの共有
問い合わせ情報は台帳へ。担当者は、相談への対応に集中できます。
問い合わせの流れ: メール、お問い合わせフォーム、業務システムから情報を受け取り、整えて、管理台帳、担当者への通知へ届けます。
毎日の手間を、ひとつずつ、仕組みに。
集めるところから、確認して届けるところまで。いつもの道具を活かしながら、どこを自動化し、どこを人に残すかを一緒に設計します。
- 01
散らばる情報を、ひとつの入口へ。
入口は別々でも、仕事の流れはひとつに。
メール、フォーム、Excelなどに分かれた情報を、決めたタイミングで取り込みます。保存場所や更新頻度を確認し、手動で集め直す作業を減らします。既存ツールの連携方法や権限も、最初に整理します。
例フォームの相談内容を、顧客台帳に登録。添付ファイルも同じ案件にひもづけます。
- 02
表記の違いを、使えるデータに整える。
ばらばらな形式を、同じルールに。
日付の形式、金額の区切り、項目名の違いをそろえます。重複や必須項目の抜けを確かめてから、次の処理へ。読めない書類や判断が必要な入力は、確認待ちへ回します。
例請求書から取引先・日付・金額を抽出し、経理で使う台帳の形式に合わせます。
- 03
必要な人へ、必要なタイミングで。
同じ入口から、それぞれの担当へ。
内容や担当部署、期限などの条件に合わせて、登録先と通知先を振り分けます。すべてを全員に送るのではなく、その仕事を進める人へ。承認が必要な場合は、確認後に次の処理へ進めます。
例問い合わせの種類で担当を分け、対応期限が近い案件だけを再通知します。
- 04
任せるために、止まった先も決めておく。
いつもと違う一件は、人の確認へ。
連携先のエラーや想定外の入力を、見えないままにしません。処理の状態と原因を記録し、人が確認する場所を用意。二重登録を防ぎながら再実行する手順や、手動へ戻す方法も整えます。
例金額が読み取れなかった請求書だけを確認リストへ。修正後に処理を再開します。
- 05
集計する時間を、考える時間へ。
記録をまとめて、次の判断に使える形へ。
日次・週次のデータを集め、必要な切り口で集計して共有します。数字の元データや更新日時も分かる形に。導入後は処理件数や手作業の残り方を確かめ、自動化する範囲を見直します。
例部署ごとの売上データを毎朝まとめ、担当者が確認できるレポートへ反映します。
図や例は仕組みを伝えるためのイメージです。具体的な対応範囲は、現在の環境やご要望を確認してご提案します。
自動で進む。でも、置き去りにしない。
いつもと違う入力、連携先のエラー、確認が必要な数字。例外を人へ渡すところまで設計して、安心して任せられる仕組みにします。
- 処理の記録を残す
- 異常を担当者に知らせる
- 手動に戻せる手順をつくる
- 01 手順をほどく誰が、何を、どれくらい繰り返しているか。普段の業務をそのまま見せてください。
- 02 ひとつ、つなぐ外せる工程から自動化し、通常時だけでなくエラーや例外の動きも確認します。
- 03 流れを見守る動作記録、通知、手動での戻し方を整えます。現場で使いながら調整します。
よくある質問
Excel中心の仕事でも自動化できますか？
はい。ファイルの形式、保存場所、更新頻度を確認し、取り込めるデータと自動化できる工程を整理します。手順や環境によって適した方法は変わります。
途中で止まったり、例外が起きたら？
止まったことが分かる通知と記録を設けます。人へ引き継ぐ条件や、再実行・手動対応の手順も決めてから運用を始めます。
どの作業から始めればいいですか？
頻度、作業時間、ルールの明確さから優先順位を考えます。無理に全工程を自動化せず、効果を確認しやすい小さな範囲から始めます。